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Te damos la bienvenida a Alberto Álvarez Inmobiliaria. Soy tu asistente virtual y estoy aquí para ayudarte.
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ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, las Circulares Externas 002 y 003 de 2024 emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A, establece el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de Datos Personales con el objetivo de garantizar la protección, administración y seguridad de la información de los titulares de datos personales que interactúan con la compañía.
La transformación digital y la expansión del sector inmobiliario han hecho que la protección de datos personales sea un aspecto fundamental dentro de nuestras operaciones. ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. ha implementado medidas de vanguardia en seguridad de la información, cumplimiento normativo y políticas de acceso, asegurando un tratamiento de datos responsable, confiable y transparente.
Este documento busca establecer los lineamientos y procedimientos aplicables en el tratamiento de datos personales, asegurando que dicho tratamiento se realice en estricto cumplimiento de la legislación vigente, los principios fundamentales de legalidad, transparencia, seguridad y confidencialidad, y respetando los derechos de los titulares.
Los términos utilizados en este documento tienen el significado otorgado por la Ley 1581 de 2012 y las directrices de la SIC, entre los cuales se destacan:
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
Transferencia internacional de datos: Envío de datos personales a un país distinto a Colombia.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Oficial de Protección de Datos (OPD): Persona encargada de supervisar y garantizar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales en la organización.
Los datos personales tratados por ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. tendrán las siguientes finalidades:
En el tratamiento de los datos personales, ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. garantizará el cumplimiento de los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de los datos personales se regirá por lo establecido en la ley.
Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar el acceso, uso o consulta no autorizados.
**Acceso restringido: ** Solo personal autorizado podrá acceder a la información.
Confidencialidad: Se garantiza que los datos serán utilizados únicamente para las finalidades informadas.
Retención mínima: Se almacenarán los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades de tratamiento.
Responsabilidad demostrada: El responsable del tratamiento debe ser capaz de demostrar de manera efectiva el cumplimiento de los principios, deberes y obligaciones en materia de protección de datos personales. Esto implica la implementación de políticas, controles, registros y medidas que garanticen la trazabilidad y rendición de cuentas frente a la gestión de los datos.
Proporcionalidad: Solo deben recolectarse los datos estrictamente necesarios para cumplir con la finalidad informada. Este principio prohíbe el tratamiento excesivo o irrelevante de información personal. Impone el deber de minimizar los datos y evitar recolectar más información de la que razonablemente se requiere para el propósito determinado.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:
De conformidad con la normativa vigente, ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. obtiene de manera previa, expresa e informada la autorización de los titulares de los datos personales para su tratamiento. Dicha autorización es otorgada por medio de formularios físicos, digitales o electrónicos, mediante los cuales el titular manifiesta su consentimiento para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de sus datos personales de acuerdo con las finalidades establecidas en este manual.
El titular tiene derecho a conocer el uso que se le dará a su información y a revocar, en cualquier momento, su autorización cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación. La empresa garantizará que el tratamiento de los datos personales se realice bajo principios de legalidad, seguridad y confidencialidad, protegiendo siempre la privacidad de los titulares.
En caso de que el titular de los datos no otorgue la autorización requerida, ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. se abstendrá de realizar cualquier tratamiento sobre su información, salvo que una norma de carácter legal lo autorice expresamente.
El Aviso de Privacidad es el comunicado mediante el cual ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. informa a los titulares de los datos personales sobre la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma en que se recopilan usa y protegen, así como los derechos que tienen sobre su información. Este aviso se pone a disposición de los titulares en todos los puntos de recolección de datos, incluyendo formularios físicos y digitales, contratos y la página web de la empresa.
Contenido del Aviso de Privacidad
El Aviso de Privacidad se encuentra disponible en la página web oficial de la empresa, en los contratos firmados con clientes dentro de sus cláusulas, colaboradores y terceros, y en este documento.
- Alcance del Aviso de Privacidad: Se aplica a toda la información recolectada por la empresa en sus actividades comerciales, contractuales y operativas. - Base Legal del Tratamiento: Se fundamenta en la autorización otorgada por el titular y en las disposiciones normativas aplicables. - Conservación de la Información: ** Los datos personales serán almacenados solo durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad establecida. - Confidencialidad: ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A.** garantiza que la información personal será tratada con estricta reserva y no será divulgada sin autorización del titular, salvo en los casos legalmente permitidos. - Uso de Herramientas Tecnológicas: La empresa implementa medidas de seguridad digital para proteger la información recolectada, evitando accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.
ALBERTO ÁLVAREZ S. S.A. adopta medidas de seguridad de carácter técnico, humano y administrativo necesarias para otorgar protección a los datos personales de los titulares y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Los datos personales serán tratados con estricta confidencialidad y solo podrán ser accedidos por personal autorizado de la empresa, cumpliendo con los protocolos internos de acceso, control y custodia de la información.
Adicionalmente, en cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en caso de presentarse incidentes de seguridad, accesos indebidos, fugas de información, vulneraciones o cualquier otro evento que comprometa la integridad, disponibilidad o confidencialidad de los datos personales, se activará de manera inmediata la ruta de emergencia interna, de acuerdo con los procedimientos previamente establecidos por la empresa, con el fin de:
Estas acciones permitirán garantizar el adecuado manejo de los datos y preservar los derechos fundamentales de los titulares frente al tratamiento de su información personal.
En desarrollo del compromiso institucional de garantizar el uso ético, responsable y transparente de la información recolectada en sus procesos, ALBERTO ÁLVAREZ S.S.A., como responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente política, con el objetivo de regular el tratamiento de datos de uso operativos generados en entornos digitales, de forma estrictamente anonimizada y con fines estadísticos.
10.1 Finalidad del tratamiento
La compañía podrá recolectar datos operativos derivados de la interacción con sus plataformas tecnológicas, soluciones informáticas y sistemas internos, con el exclusivo propósito de:
Este tratamiento no implica la identificación de personas naturales ni jurídicas, y se limita a métricas operativas no personalizables que se analizan en forma disociada o agrupada.
10.2 Datos objeto de tratamiento
Los datos de uso que podrán ser recolectados incluyen, entre otros:
En ningún caso se recolectarán nombres, identificaciones, datos sensibles ni información que permita individualizar a un titular.
10.3 Anonimización y disociación
Los datos recolectados bajo esta política serán previamente sometidos a técnicas de anonimización o disociación, mediante herramientas tecnológicas que imposibiliten su vinculación a personas físicas, jurídicas o inmuebles específicos.
Este proceso asegura que los datos tratados no pueden ser revertidos para identificar a los titulares, protegiendo su privacidad y cumpliendo con los estándares de minimización de riesgo y uso ético de la información.
10.4 Autorización del titular
El tratamiento de los datos descritos estará precedido de la autorización previa, expresa e informada por parte del titular, otorgada al momento de la suscripción del contrato de arrendamiento, administración o el uso de plataformas digitales administradas por ALBERTO ÁLVAREZ S.A.S.
En la cláusula respectiva, se informará de manera clara:
En cumplimiento de los principios rectores y del marco ético de la organización, se establece que:
El uso indebido de estos datos constituirá una infracción al régimen interno de protección de datos y podrá acarrear medidas disciplinarias, contractuales o legales.
Este manual será revisado periódicamente y actualizado conforme a los cambios regulatorios o internos que puedan surgir, garantizando siempre el cumplimiento normativo y las mejores prácticas en protección de datos personales.
Este manual entra en vigor a partir de su publicación y será actualizado cuando sea necesario.